Effektives Meeting – Tipps für Besprechungen mit zufriedenstellenden Ergebnissen

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Hitzige Diskussionen oder diverse Meinungsverschiedenheiten sind oft dafür verantwortlich, dass aus einem Meeting nicht die gewünschten Ergebnisse hervorgehen. Das kann selbst dann passieren, wenn die Teilnehmer gut vorbereitet sind und alles sinnvoll geplant war – und ist kein Grund zum Ärgernis. Damit das nächste Meeting jedoch besser abläuft, haben wir einige Tipps und Richtlinien für dich zusammengestellt.

Ineffizienz Stück für Stück eliminieren – so geht’s

Bevor du dich an das Gestalten des nächsten Meetings machst: Denk darüber nach, warum das letzte Treffen kein gutes Ergebnis brachte – und was das Team vom Wesentlichen abgelenkt oder frustriert haben könnte. Was war das eigentliche Ziel des Meetings, und weshalb wurden keine Lösungen gefunden? Wurde der zeitliche Rahmen gesprengt, weil die Organisation nicht gestimmt hat? Oder waren die Teilnehmer schon von Anfang an eher weniger bei der Sache, weil sie einen langen Arbeitstag hinter sich hatten?

Es sind meistens Kleinigkeiten, die bei der Besprechung sowohl der Führungskraft als auch dem Personal negativ auffallen und die eigentliche Agenda in den Hintergrund treten lassen. Es schadet also nicht, sich im Unternehmen einmal umzuhören und Feedback, aber auch konstruktive Kritik einzuholen.

Die Idee dahinter: Dein Fokus wird auf das gelenkt, was es noch zu verbessern gibt – und du erfährst auch, was bisher ganz gut ankam. Meistens sind folgende Dinge dafür verantwortlich, dass Unternehmen ihre Meetings als ineffizient ansehen:

  • Die Moderation lässt das Abschweifen vom Thema häufig zu: Nicht relevante Fragen beanspruchen dadurch viel Zeit und werden in einem dafür unpassenden Rahmen diskutiert.
  • Im Büro warten noch sehr viele dringende Aufgaben auf die Mitarbeiter, sodass diese unter Stress stehen und unkonzentriert sind.
  • Es werden zu viele Informationen auf einmal aufgezeigt, die nicht gleichzeitig verarbeitet werden können.
  • Das Team sitzt zu lange fest und verliert immer mehr an Konzentration.
  • Die Gestaltung der eigenen Idee fällt schwer, weil das Team sich nicht ausreichend vorbereiten konnte oder noch nicht genug Zeit hatte, sich mit dem Anliegen zu beschäftigen.
  • Das Thema betrifft die Teilnehmer schlichtweg nicht – das Ziel ist ihnen deshalb nicht wichtig.

Die eigentliche Agenda klären und gegebenenfalls anpassen

Bist du für das Meeting verantwortlich? Dann ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass sich die Agenda einhalten lässt. Soll ein bestimmtes Thema, das für das Unternehmen wichtig ist, geklärt werden? Dann solltest du dich fragen, zu welchem Ziel die Besprechung kommen soll. Was erwartest du beispielsweise von jedem Teilnehmer? Und wie sieht das ideale Ergebnis des Meetings in deinen Augen aus?

Entferne alle Besprechungspunkte aus der Agenda, die eine Lösungsfindung unnötig verlängern würden. Effektive Meetings sind kurz und nicht langwierig und langweilig. Deshalb ist alles Unwichtige auszuschließen oder im Vorfeld durch eine Rund-E-Mail zu klären. Einzelne Punkte können auch schon vor dem Meeting mit Kollegen und Personal besprochen werden. Hier kann es beispielsweise hilfreich sein, sich telefonisch mit Betroffenen kurz zu schalten.

Damit das Meeting auch wirklich zum Ziel führt: Schiebe möglichst alle spontan in der Besprechung auftretenden aber unrelevanten Themen zur Seite. Bitte höflich darum, am eigentlichen Thema zu arbeiten, und lass dir alle Anliegen und weitere Themen nach dem Meeting schriftlich mit auf den Weg geben. Es ist nicht effektiv, alles in das Meeting einfließen zu lassen. Diese anderen Punkte können in einer weiteren Besprechung aufgeführt oder jeweils einzeln geklärt werden – sonst geht der rote Faden schnell verloren. Daher ist es für dich sehr wichtig, das Meeting zu moderieren und Unwichtiges bestimmt, aber höflich abzuweisen.

Den zeitlichen Rahmen und Zeitpunkt für das Treffen festlegen

Um auch wirklich effizient an der Agenda zu arbeiten, ist es wichtig, dass Meeting-Teilnehmer weder müde noch hungrig sind. Das bedeutet: Der beste Zeitpunkt für ein Treffen ist dann, wenn jeder Teilnehmer seine volle Aufmerksamkeit mitbringen kann. Ideal ist ein morgendliches Meeting, um mit dem Thema des Treffens auch in den Tag zu starten. Außerdem findet so jeder genug Zeit, seine persönlichen Aufgaben über den Tag hinweg abzuarbeiten und ist von diesen nicht bereits ermüdet oder überarbeitet. Wird das Meeting zu spät angesetzt, sind die meisten Teilnehmer hungrig, angestrengt oder schlichtweg nicht konzentriert genug – auch sehnen sich die meisten dann nur noch nach dem wohlverdienten Feierabend.

Der zeitliche Rahmen eines Meetings ist essentiell: Sitzt man in einem sehr langen aber nicht effektiven Meeting, kann sich eine Minute wie eine Ewigkeit anfühlen. Die Kommunikation läuft in der Regel besser ab, wenn das eigentliche Problem sofort ohne Umschweifen angegangen wird und der Ablauf sich nur danach richtet. Die beste Entscheidung ist daher, ein kürzeres Meeting einzuplanen und weitere Themen bei der nächsten Sitzung anzusprechen, als die Beteiligten zu lange bleiben zu lassen. Damit wird der Erfolg der Sitzung wahrscheinlicher. Und auch das zu verfassende Protokoll lässt sich ohne großen Zeitaufwand schreiben.

Wird in dem Zeitrahmen keine zufriedenstellende Lösung gefunden? Dann ist es sinnvoll, einen neuen Termin für das weitere Gespräch festzulegen. Praktisch ist, dass jeder Beteiligte direkt mitteilen kann, wann es ihm am besten passt. Auch ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Mitglieder sich noch einmal Gedanken um das Anliegen machen, um nächstes Mal schneller zum Ziel zu kommen.

Die Gruppe klein halten, um die Effizienz zu steigern

Bekanntlich kommen wichtige Informationen besser an, wenn sie in einer kleineren Gruppe verkündet werden. Effiziente Meetings sollten daher nur jene Mitarbeiter beinhalten, die auch wirklich betroffen sind, oder deren Input wichtig ist. Mit einer kleineren Gruppe lässt sich auch gemeinsam deutlich konzentrierter arbeiten, sodass jeder wichtige Punkt wirklich abgehakt werden kann. Tritt eine Diskussion oder Meinungsverschiedenheit auf, lässt sich diese außerdem schneller erfolgreich lösen.

Für das leibliche Wohl und Struktur sorgen

Gute Sitzungen macht vor allem eines aus: Man fühlt sich wohl. Überlege also, wie du dich im Konferenzraum am besten fühlen würdest, wenn eine andere Führungskraft oder das Management als Moderation beim Team-Meeting agieren würde. Dir wäre sicherlich nicht nur eine kurze Pause wichtig, sondern auch die Verpflegung in Form von kalten und warmen Getränken.

Gute Meetings macht aber auch aus, dass die Teilnehmenden während des Gesprächs am Ball bleiben und den roten Faden erkennen können – zum Beispiel ein Informationsblatt. Dieses sollte den Zeitplan aufzeigen, aber auch Kontaktinformationen wie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners bieten, wenn Fragen bestehen. Möchtest du den Meeting-Teilnehmern die Möglichkeit geben, Ideen und Anregungen aufzuschreiben? Dann teile einen weiteren Zettel aus, der diese Plattform bietet und gleichzeitig dem Zeitmanagement dient.

Die richtige Vorbereitung ist das A und O

Findet die Sitzung in knapp einer Woche statt? Dann solltest nicht nur du dich vorbereiten, sondern auch das Team. Das bedeutet: Es ist sehr hilfreich, allen Betreffenden grundlegende Informationen zu liefern und ihnen mitzuteilen, was von ihnen vorab erwartet wird. Dies lässt sich gut per E-Mail, Handzettel oder Gespräch mitteilen und prima dazu nutzen, eine kurze Studie durchzuführen: Wie stehen die Mitarbeiter zu Thema XY? Und was ist manchen Teilnehmern in Bezug auf die Arbeit beim Zusammentreffen wichtig? Solche Hinweise kannst du gut nutzen – als Anregungen zum Planen und als Tools beim Treffen selbst, um den Inhalt für alle interessanter zu machen.

Nun gilt es auch, die Unterlagen für das Business-Treffen zu erstellen und die vorbereitenden Unterlagen auszuhändigen. Gestalten kannst du sie im Grunde wie du möchtest, eine übersichtliche Struktur und gute Lesbarkeit sind hier natürlich klar von Vorteil. Wer kreativ wird, aber im professionellen und seriösen Rahmen bleibt, hinterlässt meist den besten Eindruck.

Meetings wollen kreativ gestaltet werden

Bildquelle: www.istockphoto.com / Sushiman

Wie lassen sich Informationen kreativ rüberbringen?

Es gibt viele verschiedene Wege, wie du dem Team die wichtigen Fakten rund um die Agenda mit auf den Weg geben kannst. Damit das Meeting effektiv abläuft, ist es wichtig, die Infos anschaulich zu vermitteln. Sie sollten auf Anhieb verstanden werden können. Folgende Möglichkeiten kannst du nutzen:

  • Diverse Punkte digital rüberbringen: zum Beispiel mit Hilfe eines kurzen Videos, in dem Sachverhalte der Agenda erklärt werden, mit interessanten Beispielen aus Social Media-Gefilden oder einer klassischen PowerPoint-Präsentation mit Grafiken, interessanten Fakten und Studien zum Thema oder auch Stichpunkten.
  • Das Team aktiv mit einbeziehen: beispielsweise durch Mindmapping an einer Tafel.
  • Mit der IT-Abteilung Lösungsansätze für technische Dinge schaffen und diese vorstellen, um sie durch Abstimmungen ins Team zu bringen.
  • Feedback zu bestimmten Anliegen an die Runde geben und dadurch motivieren.
  • In der Pause Anschauungsmaterial austauschen, um optisch Neues zu schaffen.
  • Neue Ideen regelmäßig fördern und im Gespräch mit aufnehmen, damit Mitarbeiter sich verstanden fühlen.

Dos and Dont’s als Manager einer Sitzung

Auch bei einem Meeting gibt es gewisse unausgesprochene Regeln, die du einhalten kannst, um professionell, selbstsicher und effektiv zu sein. Einige Dinge kannst du zwar nicht planen, aber üben – und das bestenfalls schon einige Zeit und regelmäßig vor der Besprechung. Je sicherer du nämlich auftrittst, desto eher sind alle Augen beim Team-Meeting auf dich gerichtet.

Dos bei der Leitung einer Konferenz Dont´s in Sachen Leitung der Besprechung
  • Gut vorbereitet sein und Antworten auf wichtige Fragen zur Agenda bereithalten
  • Die Teilnehmer mit in die Entscheidung einbeziehen
  • Fragen und Anliegen der Teilnehmer berücksichtigen und aufgreifen, damit sich niemand übergangen fühlt – belanglose Themen höflich für später ansetzen
  • Nicht in einer Tour reden, sondern zwischendurch die eine oder andere Minute zum Verarbeiten und Notizenmachen lassen
  • Selbstbewusst auftreten, aber nicht arrogant
  • Freundlich sein, ohne sich überrennen zu lassen
  • Positives Feedback zu bestimmten Dingen mit einbeziehen, um zu motivieren
  • Im Vorfeld recherchieren, um kleinere Fragen schneller zu klären
  • Den Beteiligten etwas für die Verbesserung der Konzentration bereitstellen, beispielsweise Kaffee und Wasser
  • Handzettel, Flyer und übersichtliche Dokumente anbieten
  • Fakten und Zahlen so mancher Studie mit einbauen
  • Gemeinsam Lösungen für das Problem finden
  • Unhöflich auftreten, beispielsweise durch den Kaugummi im Mund oder die Hand in der Hosentasche
  • Die Beteiligten außen vor lassen oder gar die ganze Arbeit auf sie abwälzen, beispielsweise das Protokoll nach der Entscheidung
  • Den Beteiligten keine Zeit zur Vorbereitung geben
  • Vor dem Team-Meeting keine Eckdaten zum Zeitpunkt, dem Thema oder der Termindauer liefern
  • Den Ablauf nach Belieben abändern
  • Zu viel Zeit der Gruppe beanspruchen, sodass diese ihrer eigentlichen Aufgabe nicht nachkommen kann

8 Regeln für ein effektives Meeting

Ein längeres Team-Meeting hier, ein kurzer Call mit dem Kunden da – und schwups, ist der Arbeitstag vorbei. Seien wir mal ehrlich: So laufen viele unserer Tage im Büro ab. Und die Aufgaben stapeln sich in der Zwischenzeit auf dem Schreibtisch und im Posteingang. Meetings können echte Zeit- und Produktivitätsfresser sein. Dabei musst du nur ein paar Tricks beachten, um sie kurz und effektiv zu halten:

1. Kürze Meetings oder mache sie überflüssig

Bevor du im Terminkalender eine längere Besprechung oder einen Serientermin einträgst, stelle dir die folgenden Fragen: Muss dieses Meeting wirklich sein? Erhältst du den Input, den du benötigst, eher durch direkte Absprache – zum Beispiel per E-Mail oder am Telefon? Welche Diskussionspunkte klärst du besser vorher im Einzelgespräch ab, sodass du die Ergebnisse direkt in eine Besprechung im kleineren Kreis einbringen kannst?

2. Erstelle eine Tagesordnung mit Zielsetzung und Diskussionspunkten

Lege vor dem Meeting fest, was du damit erreichen möchtest, und teile dies auch den Besprechungsteilnehmern mit. Im Optimalfall benennst du den Termin entsprechend des Ziels und notierst die einzelnen Diskussionspunkte in der Terminbeschreibung. Die Teilnehmer können sich so optimal auf das Gespräch vorbereiten – und sogar noch besser, wenn du neben jeden Diskussionspunkt den Vermerk „(Input von Meeting-Teilnehmer XY benötigt)“ setzt und den jeweiligen Teilnehmer zusätzlich über deine Erwartung informierst.

3. Halte die Teilnehmerliste so kurz wie möglich

Lade nur die Kollegen zu dem Meeting ein, die das Thema wirklich betrifft und die ihr Fachwissen in die Diskussion einbringen sollen. Schließlich soll mit einem Meeting nicht unnötig ein komplettes Team lahmgelegt werden. Jeder zusätzliche Gesprächsteilnehmer ist außerdem ein Garant dafür, dass das Meeting länger dauert. Weniger ist hier mehr. Und wenn doch noch eine zusätzliche Meinung gebraucht wird, holst du diese Person einfach für fünf Minuten in den Termin.

4. Spare das Mittagstief aus

Hunger oder eine Fressnarkose sind absolute Produktivitätskiller. Achte deshalb schon bei der Terminvergabe darauf, das Gespräch nicht gerade in die Mittagszeit zu legen. Ist es nicht anders möglich, halte den Termin so kurz wie möglich. Für lange Meetings gilt: Die Teilnehmer brauchen eine kurze Pause mit leichten Snacks und frischer Luft, damit sie danach wieder klar denken und effektiv arbeiten können.

5. Leite als Verantwortlicher das Gespräch

Du kennst das: In Meetings kommen immer wieder Themen jenseits der Agenda auf. Erkläre den Gesprächsteilnehmern in diesem Fall, dass diese Themen bitte im Anschluss bzw. in einer anderen Besprechung abgehandelt werden sollten. Halte dich ansonsten an deinen roten Faden, folge der Agenda, und frage die einzelnen Gesprächsteilnehmer direkt nach ihrer Meinung und wichtigen Informationen. Mit einer guten Moderation kommst du zügig durch dein Gespräch und erhältst den Input, den du wirklich benötigst, ohne den Termin unnötig in die Länge zu ziehen.

6. Stehe im Meeting, statt zu sitzen

Wer steht, ist aufmerksamer und verfällt nicht so schnell in eine schläfrige Meeting-Haltung. Rege die grauen Zellen und die Aktivität im Termin an, und halte das Gespräch an Stehtischen oder im Gehen ab. Das ist gerade für kreative Brainstorming-Meetings wichtig.

7. Stelle Regeln auf

In deinem Unternehmen laufen Meetings schnell mal aus dem Ruder? Dann stelle Regeln auf, und verweise während des Gesprächs immer wieder darauf. Dabei kann es sowohl um zu engagierte Mitarbeiter gehen, die gerne die Rolle des Wortführers übernehmen, aber auch darum, andere aussprechen zu lassen oder nicht vom Thema abzuschweifen.

8. Schreibe ein Meeting-Protokoll, und delegiere Aufgaben

Eine Besprechung ist nur dann etwas wert, wenn auf Worte auch Taten folgen. Das stellst du sicher, indem du am Ende jedes Termins noch einmal durchgehst, wer welche Aufgaben aus dem Meeting mitnimmt. Eine weitere Erinnerung für die Teilnehmer: Sende nach dem Gespräch ein Meeting-Protokoll, in welchem die besprochenen Punkte sowie die To-dos der einzelnen Personen aufgelistet sind.
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Meeting - jeder Teilnehmer trägt etwas dazu bei

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Fragen und Antworten rund um effiziente Meetings

Selbst das beste Management kann in Bezug auf Team-Meetings noch lernen. Daher haben wir dir passende Antworten zu den am häufigsten gestellten Fragen herausgesucht:

Kann ich während des Treffens auch einer anderen Aufgabe nachgehen?

Viele Menschen mussten schon die Erfahrung machen, dass ihre Meetings weniger effektiv wurden, wenn sich einige Beteiligten nebenbei mit anderen Dingen beschäftigt haben. Kommuniziere also schon vor dem Treffen Regeln, die Tätigkeiten wie diese ausschließen. Stehen diese erstmal fest, können sich die Eingeladenen effektiv beteiligen und ihre Idee mit einbringen oder an der Diskussion beteiligen, sodass ihr auch wirklich effizient zur Lösung kommt.

Sind auch effektive Meetings rund um die Mittagszeit möglich?

Ein Tipp ist es, nicht auf effektive Meetings um die Mittagszeit herum zu setzen oder sie in diesem Zeitraum zu planen. Selbst wenn sie eine Woche im Voraus angekündigt werden und noch so durchdacht sind, sind Meetings zu dieser Tageszeit nur selten wirklich erfolgreich und effizient. Du benötigst sicher keine Studie, um zu wissen, warum das so ist: Die Kollegen haben zu dieser Zeit schon Hunger und möchten in ihre Pause. Darum ist sicher niemand von der Idee begeistert, in dieser Zeit langwierig Wege zum Ziel zu gestalten.

Wann informiere ich über ein geplantes Team-Meeting?

Je nach Wichtigkeit des Meetings macht es Sinn, vorab die Geschäftsleitung oder die/den direkte/n Vorgesetzte/n mit ins Boot zu holen. So können sie das Ganze sozusagen abzusegnen. Ein Tipp ist es, die Betreffenden etwa eine Woche vor dem geplanten Meet to Create zu informieren, sodass dieses im Terminkalender notiert werden kann. So hat auch jeder genug Zeit, seine Idee schnell genug einzureichen, sich nicht in letzter Minute vorzubereiten und bei dem Gespräch selbst sehr effizient zu agieren. Der Key to Success oder Schlüssel zum Erfolg ist nebenbei auch, alle „abzuholen“: Stelle durch Gespräche sicher, dass auch wirklich jeder zu dem genannten Zeitpunkt erscheinen kann und an der Teilnahme interessiert ist.

Darf ich Hilfe von Beteiligten annehmen?

Es kommt durchaus häufig vor, dass Kollegen, die das Anliegen betrifft, gerne an der Gestaltung und dem Abhalten der Besprechung teilhaben möchten. Denn so können sie auch ihre Ideen mit einfließen lassen. Dies ist nicht nur für dich die ideale Gelegenheit, die Agenda für andere spannender zu machen, sondern auch einen Teil der umfassenden Aufgaben weiterzugeben, die auf dich zukommen. Weiterhin ist es auch für den Betreffenden eine gute Möglichkeit, sich aktiv mit einzubringen und so vielleicht positiv aufzufallen.

Beachtest du die genannten Tipps und Tricks, steht einer effektiven Besprechung und der gemeinsamen Gestaltung nichts mehr im Wege. Statt Genervtheit sollte jeder mit einem Gefühl des Erfolgs aus der Sache herausgehen, um mehr Motivation und auch Stolz zu entwickeln, was auch die Arbeitsmoral auf einfachste Weise fördert. So wird Frustration bei den nächsten Gelegenheiten von Anfang an aus dem Weg gegangen. Und nun: Viel Spaß beim Meet to Learn, Create and Share.

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